Wanneer je een intranet voor jouw organisatie wil laten designen en ontwikkelen is het belangrijk om vroeg in het proces de juiste keuzes te maken. In dit artikel schets ik de voor en nadelen van de verschillende opties.
Bij Emble ontwikkelen we al meer dan 10 jaar websites, waaronder intranetten. Dit doen we voor klanten zoals het UWV, Universiteit Utrecht, en de Betaalvereniging Nederland. We zijn daarom goed op de hoogte van wat er allemaal komt kijken bij het ontwerpen en ontwikkelen van een intranet.
Het kan goed zijn dat binnen jouw organisatie mensen zijn die de skills en tijd hebben om een intranet te bouwen. Wanneer je besluit het intranet intern te laten ontwikkelen moet je rekening houden met het volgende:
Het ontwikkelen van een intranet kost veel tijd. Is het niet financieel voordeliger om de collega’s die het intranet gaan maken, in te zetten op andere betaalde projecten?
Je mist de kennis van echte intranet experts. Omdat je helemaal van nul begint lift je niet mee op de expertise van specialisten die al jarenlang intranetten ontwikkelen.
Een intranet is voor alle werknemers. Wanneer het gebouwd wordt door een selecte club binnen de organisatie kan het zijn dat de functionaliteit te veel gericht is op deze specifieke groep.
Wanneer je het intranet laat maken door een bedrijf dat daar ervaring mee heeft kun je tijd (en geld) besparen. Zij kennen immers de ins en outs van het gebruikte systeem. Ook kunnen zij een neutraal standpunt innemen bij het adviseren van de functionaliteit die ingebouwd gaat worden.
Daarnaast moet je de keuze maken of dat je iets helemaal van scratch gaat bouwen of dat je gebruik gaat maken van bestaande software.
Wanneer je besluit een intranet vanaf de grond op te bouwen heeft dat als voordeel dat je flexibel bent in de functionaliteit die er ontwikkeld wordt.
Het nadeel is dat dit een tijdrovende klus is en daardoor ook een zeer kostbare aangelegenheid kan worden.
Een andere optie is om een intranet te (laten) ontwikkelen door gebruik te maken van bestaande Open Source oplossingen.
Open Source betekent dat de broncode van het project door iedereen te bekijken is. Het is daarom ook voor iedereen mogelijk om mee te werken aan een Open Source project. Open Source applicaties hebben daarom over het algemeen een community met enthousiaste experts die gratis hun kennis bijdragen aan het project.
Het kiezen voor een Open Source oplossing als basis voor jullie intranet heeft als voordeel dat veel functionaliteit beschikbaar en direct te gebruiken is. Je maakt daardoor een grote sprong en bespaart tijd en kosten.
Het nadeel is dat sommige functionaliteit niet helemaal past bij de manier waarop jouw organisatie dat voor ogen heeft. Met een Open Source oplossing is het daarentegen gemakkelijk om bestaande functionaliteit uit te breiden met plugins of modules. Als er een hele specifieke wens is, dan is het altijd mogelijk om zelf een plugin te laten ontwikkelen.
Dit hangt af van jouw organisatie of bedrijf. Het beste kun je daarom van tevoren een onderzoek doen bij jouw collega’s of werknemers. Het zou namelijk zonde zijn als er iets is gemaakt wat later door niemand wordt gebruikt. Je kan de potentiële gebruikers bijvoorbeeld het volgende vragen:
Wat doe je als je op zoek bent naar bepaalde kennis binnen de organisatie?
Wat doe je als je informatie (nieuws of artikelen) tegenkomt waarvan je denkt dat deze ook voor je collega’s interessant kunnen zijn?
Hoe wordt je het liefst op de hoogte gehouden van het nieuws, afspraken en reglementen vanuit de organisatie?
De meeste intranetten hebben deze functionaliteit:
Als je een intranet laat ontwikkelen dan is het de bedoeling dat jouw collega’s of werknemers het meteen enthousiast gaan gebruiken. Je kan dit stimuleren door rekening te houden met het volgende:
Mogelijk heeft jouw organisatie al een website dat draait op een Content Management Systeem (CMS) waarmee je ook een intranet kan bouwen zoals Drupal of Wordpress. In dat geval kun je meeliften op de al aanwezige techniek. Dit heeft veel voordelen, namelijk:
Er zijn echter ook nadelen:
Laat hieronder je e-mailadres achter en download onze gratis whitepaper over intranetten. In deze whitepaper nemen we je mee door de belangrijkste aspecten van een succesvol intranet. We bespreken waarom elke organisatie een intranet nodig heeft, de essentiële kenmerken van een social intranet, en welke platformen en technologieën het beste aansluiten op jouw organisatie.
